# RD 1708/2011 - Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la AGE

An episode of [OPOSITAR ES DE VALIENTES por Paco Barbié](https://invisiblenetwork.ai/podcast/1644594301), 24 Jun 2023, 16 min.

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RD 1708/2011 - Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso. El vídeo de la explicación en YOUTUBE

## Transcript

[0:00] Muy buenas en el vídeo de hoy vamos a ver el Real Decreto 1708
[0:04] 2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el sistema
[0:07] español de archivos y se regula el sistema de archivos de la
[0:10] administración general del Estado de sus organismos
[0:12] públicos y su régimen de acceso. ¿Vamos con esta norma?
[0:15] Su objeto no lo deja bien Claro en 3 apartados, el primero,
[0:19] establecer el sistema español de archivos, que está formado por
[0:22] los archivos de la administración general del
[0:23] Estado y resto de archivos públicos y privados, el segundo
[0:27] es regular el sistema de archivos de la administración
[0:29] general del Estado como un conjunto y el tercero.
[0:31] Establecer un procedimiento común de acceso a esos archivos.
[0:37] En este vídeo y de cara a las oposiciones, vamos a ver
[0:40] detalles del apartado uno y 3 y si por mí fuese solo veríamos
[0:44] del uno, que es donde suelen estar la mayoría de las
[0:47] preguntas del examen. Eso sí, antes de comenzar con
[0:50] esta norma, sí que es verdad que nos dejo una serie de
[0:53] definiciones que no estaría de más leer si me dices a elegir un
[0:57] poquito y como un estudio rápido, yo me quedaría con la
[0:59] definición de archivo, que es el conjunto orgánico de documentos
[1:02] o la reunión de varios de ellos producidos o reunidos por las
[1:05] personas físicas o jurídicas, públicas o privadas.
[1:08] También me quedaría con el sistema archivístico como
[1:11] conjunto de normas reguladoras, documento y expediente
[1:14] electrónico, pero a lo mejor yo aquí me iría a sacar la
[1:17] información más del Real Decreto 2003 2021.
[1:20] O incluso del artículo 70 de la Ley 3292 1015, también el
[1:25] calendario de conservación y el metadato son los con los que yo
[1:28] me quedaría de estudio rápido. Pues ya con esta información de
[1:31] base sí que es verdad que podemos pasar a su primer
[1:33] apartado del objeto de la norma, que es el capítulo 2, que es el
[1:36] sistema español de archivos, el sea para los amigos.
[1:40] ¿Vale? ¿Qué comprende el sistema
[1:42] español de archivos? El sea, comprende un conjunto de
[1:45] órganos que actúan conjuntamente con la finalidad de desarrollar
[1:48] servicios archivísticos. ¿Pregunta, y quiénes forman
[1:52] parte del sea? Pues lo primero, sistema de
[1:55] archivos de la administración general del Estado, luego los
[1:58] autonómicos, provinciales y locales, en función de las
[2:02] relaciones de cooperación. Y aquí apuntamos, basadas en un
[2:05] principio de voluntariedad y también el resto de archivos de
[2:10] todo tipo incorporados al sistema mediante acuerdos, este
[2:14] tipo de detallitos es mejor subrayar los por si acaso.
[2:17] Vale ahora que ya sabemos quiénes forman parte del sea del
[2:22] sistema español de archivos quién actúa como coordinador del
[2:25] sistema, quién actúa como coordinador del sistema de este
[2:28] sea, el Ministerio de Cultura. Actualmente cultura y deporte,
[2:32] pero lo dejamos ahí. Ministerio de Cultura, vale, qué
[2:35] es el que se va a encargar de asegurar la conservación y
[2:38] difusión del patrimonio documental y su defensa frente a
[2:42] la explicación. Claro, aquí cuando me llegó leo
[2:44] estas frases en en la norma de defensa frente a la exploración,
[2:46] yo me imagino encima de un castillo, defendiendo que nos
[2:49] vienen a asaltar. Nuestra biblioteca y me duele a
[2:52] mí como coña personal, para aprenderme ciertas cosas.
[2:56] Y bien volviendo a la realidad, por lo tanto.
[3:00] ¿Cómo lo hace? ¿Cómo consigue el Ministerio de
[3:05] Cultura? Defender la expoliación y
[3:09] asegurar la conservación y difusión, pues a través de un
[3:12] censo guía de archivos, un mantenimiento y difusión, una
[3:15] formación permanente de su personal muy importante,
[3:18] investigación, creación de plataformas y proyectos
[3:21] digitales y además también cooperación.
[3:23] Vale que esta cooperación archivística se realiza con
[3:26] carácter voluntario entre archivos y sistemas
[3:29] archivísticos, con una finalidad de optimizar recursos, que es
[3:32] cuando se realicen entre comunidades autónomas.
[3:35] Además, será a través de los respectivos marcamos.
[3:38] Convenios de colaboración entre administración general del
[3:41] Estado y Comunidades Autónomas. Convenios de colaboración.
[3:45] Preguntita, examen. Y, por supuesto, hay un órgano
[3:48] que se encarga de todo este tinglado, es el órgano que tiene
[3:52] como finalidad la cooperación entre las administraciones
[3:55] públicas en materia de registros.
[3:57] ¿Quién es este órgano? Es el Consejo de Cooperación
[4:02] Archivística. Aquí os dejo su enlace a la web,
[4:05] por si tenéis curiosidad. Está escrito al Ministerio de
[4:07] Cultura y Deporte con una serie de funciones, echarle un vistazo
[4:11] Si queréis y compuesto por. Yo os lo comento, no lo veo para
[4:16] el examen, pero os lo comento por la Presidencia. 6
[4:19] representantes de la administración general del
[4:21] Estado con rango de Director General o equivalente, que son
[4:24] designados por los distintos ministerios, un montón, un
[4:28] representante de cada comunidad autónoma, muchos más, si te
[4:32] perdón 3 representantes de las administraciones locales, un
[4:35] representante del Consejo de Universidades y la Secretaría
[4:38] del Consejo que corresponde en esta vez a un funcionario del
[4:41] Ministerio de Cultura y Deporte con voz.
[4:44] Pero sin voto toda esta gente es la que forma parte del Consejo
[4:49] de Cooperación Archivística. ¿Vale?
[4:52] Ya podemos pasar al sistema de archivos de la administración
[4:57] general del Estado. Como definición del sistema de
[5:00] archivo de administración general del estado, conjunto de
[5:02] sistemas archivísticos departamentales que actúan de
[5:05] manera coordinada con la finalidad de garantizar la
[5:08] correcta gestión de los documentos y facilitar su acceso
[5:11] a los ciudadanos. Composición, archivos, centros.
[5:17] Servicios y sistemas archivísticos de departamentos
[5:19] ministeriales, en su caso. Archivos, centros, servicios y
[5:23] sistemas, archivísticos departamentales, en su caso.
[5:27] ¿Y quién actúa como coordinador de este sistema?
[5:31] La Comisión de archivos de la administración general del
[5:34] Estado y era una de las preguntas de examen.
[5:37] ¿Cómo clasificamos estos archivos?
[5:39] Y aquí ya entramos en mate. Archivos de oficina y de
[5:42] gestión. Archivos generales o centrales
[5:46] de los ministerios, el archivo intermedio y el archivo
[5:49] histórico, por favor. Esto es muy importante de cara
[5:52] al examen. Estos cuatro archivos es cómo se
[5:54] clasifica todo vale archivos de oficina de gestión, que es lo
[5:57] que tenemos a mano todos los días, mientras estamos
[5:59] trabajando archivos generales o centrales de los ministerios
[6:03] pasa a una fase 2. Archivo intermedio, pasa una
[6:06] fase 3 y archivo histórico pasa una fase cuatro, todo es una
[6:10] cadena. La documentación va pasando de
[6:13] archivo archivo de uno a otro o se destruye. 6 purga por el
[6:19] camino todo lo que no se destruye.
[6:20] Os purga por el camino va pasando de un archivo a otro.
[6:24] El archivo de oficina o de gestión son los documentos que
[6:27] están en fase de tramitación. O sea que los estamos tratando
[6:29] día a día. Os sometidos a su continua
[6:31] utilización y consulta una lectura a las funciones, tienen
[6:35] mala idea, a veces las comisiones permanentes de
[6:37] selección y los tribunales en preguntar sobre estas funciones,
[6:40] vale así que una lectura detallada por si acaso vale.
[6:43] Archivos de oficina de gestión. Fase de tramitación sobre todos
[6:47] o continua utilización o consulta.
[6:49] Pasamos de aquí, no se escucha nada.
[6:51] OO se expulsa lo necesario y lo que va a la segunda fase son los
[6:55] archivos generales o centrales. ¿Dónde están esos archivos
[6:58] generales o centrales? Están en los ministerios.
[7:02] Que es la custodia de los documentos una vez finalizada la
[7:05] fase de tramitación. Y aquí también lectura a las
[7:08] funciones. Vale, porque también a veces
[7:10] tienen marea por preguntar las funciones que tienen los
[7:12] archivos generales o centrales. ¿Para mí el más importante de
[7:16] todos que normalmente preguntan, es este, el archivo intermedio
[7:20] fase 3, por qué? ¿Por qué es el Archivo General
[7:23] de la Administración General del Estado?
[7:25] Por tanto, pregunta que a veces nos encontramos quién o cuál es
[7:28] el archivo general de la administración general del
[7:30] Estado, es el archivo. Intermedio es el responsable de
[7:35] la custodia de los documentos generados y reunidos por los
[7:38] diferentes departamentos ministeriales, conforme a lo
[7:40] establecido en sus calendarios de conservación.
[7:43] Vale, o sea, imaginaos un poquito, estamos en una oficina
[7:46] en el que estamos trabajando con un expediente, un expediente
[7:50] importante, vale cuando ya hemos terminado con él, ahora mismo
[7:55] estamos en la fase de archivos de oficina o de gestión.
[7:58] Lo estamos sometiendo a continua utilización o consulta cuando ya
[8:01] hemos terminado con él y se cierra, y sigue siendo de
[8:03] importancia. ¿Y no se ha expurgado pasa al
[8:06] archivo general o central que está en nuestro ministerio, vale
[8:10] que no tienen por qué ser está en nuestro ministerio, vale?
[8:14] En ahí se deja en el general, continúa.
[8:17] No hay expurgo, no hay eliminación, pues a la siguiente
[8:20] fase porque sigue siendo muy importante ya que ya pasa el
[8:22] archivo intermedio que este es el archivo general de la
[8:26] administración general del Estado.
[8:27] Vale que ya custodia de documentos que se han generado
[8:30] por los diferentes ministerios como no estábamos tramitando con
[8:33] él en nuestra dirección provincial, por ejemplo, luego
[8:36] ha pasado a la Dirección General del Ministerio.
[8:39] Y del Ministerio ya ha pasado a este archivo intermedio que es
[8:44] el Archivo General de la Administración general del
[8:46] Estado. ¿Vale a dónde está escrito el
[8:49] archivo intermedio o al Archivo General de la Administración
[8:51] general del Estado, adscrito al Ministerio de Cultura y Deporte?
[8:56] Lectura de las funciones de este archivo importante también vale
[9:00] por si acaso. Cuando ya se ha terminado todas
[9:04] estas 3 fases. ¿Por último, a dónde vamos?
[9:06] ¿Pues toda la documentación que se haya decidido conservar de
[9:11] forma permanente, ya sea porque es valorada como histórica y no
[9:15] se haya eliminado por el camino, pasan a los archivos históricos
[9:20] la cuarta fase? ¿Quién ejerce de archivo
[9:23] histórico en la administración general del Estado, el archivo
[9:27] histórico nacional? Que son los responsables de la
[9:32] custodia, conservación y tratamiento de los fondos
[9:35] pertenecientes al patrimonio histórico cultural español, que
[9:38] sean reflejo de la trayectoria de la administración estatal a
[9:42] lo largo de la historia, su singular importancia y su
[9:44] proyección internacional. Esto es lo que tenemos como
[9:47] definición del archivo histórico, donde estará escrito
[9:49] el archivo histórico, pues igual que todos los demás, al
[9:52] Ministerio de Cultura, lectura de funciones por si acaso.
[9:58] Y aquí ya cerramos la fase uno, vale, ya tenemos nuestros cuatro
[10:02] archivos completamente documentados, sabemos las
[10:05] funciones que tienen y cómo va pasando la documentación entre
[10:08] unos y otros. Pues ahora si damos un salto en
[10:11] la norma nos vamos directamente al capítulo cuatro, que es el
[10:14] procedimiento de acceso a documentos y archivos.
[10:19] Un resumen, no toda persona tiene derecho a acceder a los
[10:22] documentos conservados en los archivos.
[10:24] La solicitud se dirigirá a los responsables de los archivos que
[10:28] los tenga en custodia y se hará a través de un modelo
[10:31] normalizado. No será necesario motivar la
[10:33] solicitud de acceso a los documentos, pero sí que se podrá
[10:36] exponer esa misma solicitud. El por qué se hace esa petición
[10:39] y además, esa motivación que tú haces por ti mismo, aunque no es
[10:42] necesaria, se va a tener en cuenta para la tramitación y
[10:45] para la resolución. Esas solicitudes serán
[10:48] inadmitidas cuando se consideren que son abusivas por su carácter
[10:51] manifiestamente irrazonable o repetitivo.
[10:55] Y qué plazo hay para resolver esta solicitud de acceso a los
[10:58] documentos, pues el plazo de un mes se puede ampliar.
[11:02] Sí por otro mes, en caso de que la solicitud de acceso sea de un
[11:06] mayor volumen, está en un emplazamiento que no sea el que
[11:10] esté a mano o dificultades para su reproducción.
[11:13] Ahí es cuando se puede ampliar ese mes por otro mes más.
[11:17] ¿Se puede interrumpir el plazo? Sí se interrumpirá, vale, no es
[11:21] un podrá, es un se interrumpirá con comunicación al interesado
[11:25] cuando haya una subsanación de deficiencias y una aportación de
[11:27] documentos, especialmente. Relativos para el consentimiento
[11:30] de los afectados ahí se suspenderá ese plazo de mes o
[11:34] con la ampliación de otro mes más y también se suspenderá el
[11:38] plazo de resolución cuando una norma exija una autorización
[11:41] específica. Pero cuidado con lo que viene
[11:44] ahora que mola mucho, ya sabemos que el plazo para resolver es un
[11:48] mes que se pueda ampliar por otro mes más que se puede
[11:50] interrumpir también. ¿Pero qué ocurre si pasa el
[11:53] plazo y hay un silencio administrativo?
[11:56] Pues que esa solicitud nuestra que hemos hecho para acceder a
[12:00] los archivos OA los documentos se entenderá estimatoria, se
[12:04] entenderá estimada, o sea, de que sí.
[12:08] Luego ya la resolución en el supuesto de que sea estimatoria,
[12:11] nos va a especificar la forma y en plazo que ese facilitará esos
[12:16] documentos que hemos solicitado o su consulta directa.
[12:19] Si eso es posible, si nos lo deniegan esa denegación a
[12:23] nuestra solicitud tiene que ser motivada si pasamos ahora a
[12:26] hablar ya de los documentos, ya hemos visto los planos, la
[12:29] solicitud y los plazos de resolución.
[12:30] Si pasamos a hablar de los documentos, pues los documentos
[12:34] que podemos consultar si existe una reproducción de ellos como
[12:37] norma general, nos van a dar acceso a esa reproducción, no
[12:40] nos van a dar acceso. Al original, lógicamente.
[12:43] El responsable de archivos sí que es verdad que ofrecerá
[12:46] asistencia necesaria, asistencia necesaria para facilitar ese
[12:50] acceso o ese derecho a ver los documentos y los archivos.
[12:55] Los documentos conservados en los archivos serán de libre
[12:59] acceso, como norma general, salvo que estén excluidos de su
[13:03] consulta pública, que podrá ser restringido, pero se podrá pedir
[13:06] una autorización previa. A ver si se puede consultar o
[13:09] no, o que haya acceso restringido por contener datos
[13:11] de carácter personal. Sí que es verdad que esta norma
[13:13] hace referencia a ello, pero yo creo que sería mejor consultar
[13:16] aquí la Ley Orgánica de Protección de Datos para acceso
[13:19] a archivos y registro. Luego la entrada a la zona de
[13:23] depósito de los archivos está reservada a un personal
[13:25] autorizado, pero sí que es verdad que quienes acrediten un
[13:27] interés histórico, científico, estadístico cultural podrán
[13:29] solicitar esa autorización, inicialmente solo para personal
[13:33] autorizado. Claro, nos hemos hecho la
[13:36] solicitud, nos la han aprobado, hemos tenido acceso a los
[13:41] archivos y ahora, una vez aprobado, copias de esa
[13:45] documentación que nos dice aquí la norma que la estimación de la
[13:49] solicitud conlleva el derecho a obtener copias también como
[13:52] norma general, salvo que no sean de libre consulta la
[13:55] documentación que estemos haciendo que resulte posible
[13:58] realizar la copia en un formato predeterminado, o sea que no os
[14:00] resulte posible realizar la copia en un formato
[14:02] predeterminado o que se vulnere el derecho a la propiedad
[14:05] intelectual. ¿Estos 3 casos son los que no
[14:08] conllevan el derecho a hacer copias, vale?
[14:11] ¿Por de más en la posible resolución que nos hagan de
[14:14] forma estimatoria, nos van a decir en un parrafito sí podemos
[14:17] hacer copias o no? Pero más.
[14:21] Si queremos hacer copias o transponerla unos formatos
[14:24] distintos o certificar la documentación que estamos dando,
[14:27] que vamos a tener que hacer, pagar las correspondientes
[14:29] tasas. Pues yo creo que ya está con
[14:32] esto, ha sido todo rápido y sencillo.
[14:34] O no tanto repasito rápido. ¿Quiénes forman parte del
[14:37] sistema español de archivos? Sistema de archivo de la
[14:39] Ministración General del Estado, los autonómicos y provinciales y
[14:42] locales, y los archivos de todo tipo incorporados al sistema
[14:45] mediante esos acuerdos, cómo se clasifican los archivos,
[14:48] archivos de oficina o de gestión, archivos centrales o
[14:52] generales en los ministerios, archivo intermedio, que es el
[14:55] archivo general de la Administración general del
[14:57] Estado y el archivo histórico. Cuatro nos acordamos para el
[15:00] examen y nos leemos sus funciones por si acaso.
[15:03] Y sabemos que va pasando la documentación de una a otra,
[15:05] salvo que spurgeon la solicitud a quien se va a dirigir al
[15:08] responsable de los archivos en los que tenga la custodia, no
[15:11] sea necesario motivar a solicitud y el plazo para
[15:13] resolver es de un mes prorrogable por otro mes más.
[15:16] Transcurrido el plazo de solicitud, sin que haya
[15:18] resolución expresa. ¿Cómo entendemos el silencio
[15:21] positivo estimado? Pues ahora sí, ahora ya sí que
[15:24] os dejo tranquilos con este chorreo que os he dado sobre el
[15:27] real Decreto 1708 2011, por el que se establece el sistema
[15:31] español de archivos y se regula el sistema de archivos de la
[15:33] administración general del Estado.
[15:35] De sus organismos públicos y de su régimen de acceso.
[15:38] Pues nada, familia, como siempre.
[15:40] En breve, el podcast y el resumen nos vemos en el próximo
[15:43] vídeo hasta otra. El.

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